Modul 7: Öffentlichkeitsarbeit kurz- und langfristig planen

Bei der Planung von Öffentlichkeitsarbeits-Aktivitäten ist es gut, das große Ganze im Blick zu haben: Was ist in den kommenden Wochen, Monaten oder gar Jahren geplant?

Es ist ganz normal, dass es in eurem Engagement verschiedene Saisons gibt. Mal habt ihr mehr Zeit, mal weniger. Mal ist mehr los, mal weniger.

Versucht, diese Saisons bereits im Vorfeld abzuschätzen, damit ihr entsprechende Kommunikationsmaßnahmen und eure Kapazitäten planen könnt.

Solche Saisons können zum Beispiel sein:

• Bestimmte Termine und Anlässe, zu denen ihr euch zu Wort melden möchtet, z.B. eine Nachhaltigkeits-Aktionswoche oder der Erscheinungstermin der PISA-Studie, wenn ihr euch für Bildungsgerechtigkeit einsetzt.
• ruhige Zeiten vorbereiten, z.B. die Semesterferien als Studigruppe, für die ihr „Lückenfüller“-Inhalte vorbereiten könnt.
• Saisons, Zeiträume und Termine, die nicht direkt für euch, aber für eure Zielgruppen von Bedeutung sind (z.B. Schulferien, wenn ihr Angebote für Kinder und deren Eltern plant)
• Zeiten, die für euch persönlich stressig sind (z.B. Klausurenphase), damit ihr in diese Zeit keine große Öffentlichkeitsarbeits-Aktion legt

Wenn ihr immer nur an die nächste Aktion denkt und diese promotet, wird die Kommunikation schnell stressig! Habt stattdessen einen Überblick über alles, was die nächsten Wochen und Monate ansteht. Dann könnt ihr gut vorbereiten, wann Kommunikationsbeiträge anstehen.

Ein Beispiel: Ihr plant eine Aktion, zu der ihr Menschen einladen wollt (z.B. eine Demo oder ein Workshop). Was könntet ihr dazu posten?

• sechs Wochen vorher den Termin ankündigen
• in den kommenden Wochen die Inhalte besprechen und warum man sich beteiligen sollte
• Behind-The-Scenes Stories aus eurer Vorbereitung
• ein paar Tage vorher ein Reminder
• am Tag selbst ein Einblick in die Aktion
• danach ein Fazit, eine Zusammenfassung, ein Nachbericht oder ähnliches für die Nachbereitung

Durch einen guten Überblick über alles, was bei euch ansteht, macht ihr euch die Kommunikation viel einfacher. Diejenigen von euch, die für die Kommunikation verantwortlich sind, sollten also in die Planungen anderer Teams oder Arbeitsgruppen eingebunden sein, um immer auf dem Laufenden zu bleiben.